GTD módszer

A GTD a Getting Things Done rövidítése, ami egy olyan módszertan, ahol a feladatok elvégzése a lehető leginkább stresszmentesen tudható le.

Mi az a GTD módszer?

A módszertant David Allen fejlesztette ki, a GTD könyvét több mint 30 nyelver fordították le és több millió példányban kelt el. Pár éve már magyar nyelven is elérhető a könyv a HVG gondozásában.

David Allen: GTD könyv

A GTD alapja, hogy megfelelően szervezzük meg a saját feladatmenedzsment rendszerünket.

A GTD 5 lépése

A GTD módszer David Allen szerint 5 lépésből és pillérből áll.

  1. Capture (Rögzíts)
  2. Clarify (Tisztázz)
  3. Organize (Rendszerezz)
  4. Reflect (Reflektálj)
  5. Engage (Csináld meg)

GTD módszer lépései

1. Capture (Rögzíts)

A Capture lényege, hogy minden szembe jövő feladatot fel kell írni. Így jön létre egy hatalmas feladatlista. Ebben lehet magánjellegű feladat is, munkahelyi, karrierrel kapcsolat is. A lényeg, hogy minél több ilyen írjunk össze. Erre használhatunk egyszerű jegyzettömböt, papír alapú megoldást, de szoftvereket is mint a Todoist, Trello vagy az Evernote.

Azzal, hogy felírod a feladatokat, máris könnyítettél magadon, mert nem kell annyi mindent észben tartanod.

2. Clarify (Tisztázz)

Mivel az első lépésben összeírtál rengeteg mindent, ezért most tisztítani, takarítani kell. Ezt meg lehet tenni minden nap reggelén vagy minden este is. Minél jobban meg tudod határozni, hogy mi a cél és a feladat egy-egy jegyzet esetében, annál könnyebb dolgod lesz a következő pontban.

3. Organize (Rendszerezz)

A harmadik lépésben rendszerezni és priorizálni kell az összeírt és letisztázott feladatokat. Itt lehet akár projekt alapon is csoportosítani, így egybe tudod rendezni azokat a feladatokat, amik összetartoznak. De lehet határidő alapján is organizálni. Minél hamarabb kell elkészülni valamivel, annál fontosabb lesz, hogy időzítsd azt.

4. Reflect (Reflektálj)

Ha sikerült kiválasztani és priorizálni, sorba rendezni a feladatokat, akkor jöhet az ellenőrzés, felülbírálat, javítás fázis.

Ha valamit meg tudsz azonnal csinálni, akkor érdemes is nekiállni. Ha viszont valamit csak túl általánosan sikerült megfogalmaznod, akkor érdemes tovább bontani az adott taskot, akár kisebb feladatokra is. Ha hatékonyan végezted el az első 3 lépést, akkor ez a 4. pont nagyon gyors lesz.

5. Engage (Csináld meg)

Itt jutunk el a feladatok tényleges elvégzéséhez. A jó hír, hogy az első négy lépésben összeírt feladatok már jól előkészítettek, tudod mit kell tenned és csak a megvalósításon van már a hangsúly.

A GTD metódusa egyszerűnek tűnik, viszont ettől függetlenül nagyon hatékony és működik. Cserébe viszont időt és energiát kell beletenni. A befektetett idő hosszú távon megtérül, de ehhez tényleg szisztematikusan kell foglalkozni a GTD-vel. Nem elég csak hébe hóba csinálni.

GTD módszer előnyei

A GTD rendszer számos előnnyel rendelkezik, és sokak számára segíthet hatékonyabban szervezni az időt, feladatokat. Itt van néhány előnye a rendszernek:

  1. Rendszerezettség: A GTD segít a feladatok rendszerezésében, így kevesebb időt kell tölteni azok keresésével vagy azon gondolkodni, hogy mi a következő teendő.
  2. Stresszcsökkentés: A módszer elősegíti a feladatok áttekinthetőbbé tételét, így kevesebb stresszt érezhetsz azok elvégzésével kapcsolatban.
  3. Termelékenység növelése: Azáltal, hogy a GTD módszer szerint dolgozol, világos terveid lehetnek, és több feladatot végezhetsz el kevesebb idő alatt.
  4. Rugalmasság és priorizálás: A GTD lehetővé teszi, hogy könnyedén módosítsd a prioritásokat, és így mindig a legfontosabb feladatokon dolgozhass.
  5. Fókuszált: A módszer elválasztja a cselekvési lépéseket a projekttervezéstől, lehetővé téve, hogy teljes mértékben a jelenlegi feladatra összpontosíts.
  6. Egységes: A GTD használható mind személyes, mind üzleti feladatokhoz, tehát egy egységes rendszerben tudsz dolgozni.
  7. Testreszabható: A GTD módszer alkalmazkodik az egyéni igényekhez és munkastílushoz, tehát testreszabható a saját igényeidnek megfelelően.
  8. Egyszerűség: Bár az első lépések kissé bonyolultnak tűnhetnek, a GTD egyszerű alapelvű, és könnyen elsajátítható.
  9. Hatékonyság a döntéshozatalban: A GTD segít abban, hogy minden információt egy helyen tarts, így gyorsabban hozhatsz megfontolt döntéseket.
  10. Szabad gondolkodás, szabad elme: Azáltal, hogy minden feladatot leírsz és rendszerezel, az agyadnak nem kell folyamatosan emlékeznie rájuk, ezáltal több mentális energia marad más, kreatívabb feladatokra.
  11. Kontroll: A módszer lehetővé teszi, hogy nagyobb kontrollt gyakorolj a feladataid felett, ami nagyobb magabiztosságot és elégedettséget eredményezhet.

A GTD kritikái

Bár a GTD (Getting Things Done) módszer sokak számára nagyon hatékony, vannak bizonyos kritikák és hátrányok is, amelyeket néhányan megemlítenek:

  1. Összetett: Néhány ember számára a GTD rendszer bevezetése kezdetben túlságosan bonyolult lehet. Az egyes lépések és a rendszer teljes megértése időt és erőfeszítést igényel.
  2. Időigényes: A rendszer fenntartása időigényes lehet, különösen, ha valaki nem használ erre specializált eszközt vagy alkalmazást. A feladatok folyamatos felülvizsgálata és átszervezése további időt vehet igénybe.
  3. Túl részletes: A GTD túlzottan részletes és a kisebb feladatokra is nagy figyelmet fordít. Ez néha a nagyobb célok vagy prioritások elvesztéséhez vezethet.
  4. Nem mindig jó kreatív munkára: A GTD módszer szigorú struktúrája és szabályai nem mindenki számára alkalmasak, különösen azok számára, akik egy szabadabb, kevésbé strukturált munkafolyamatot részesítenek előnyben.
  5. Nehézség a priorizálásban: Ugyan a GTD segít a feladatok szervezésében, néhányan kritizálják, hogy nem biztosít világos módszert a prioritások beállítására vagy a fontos feladatok kiemelésére.
  6. Nem jó mindenkinek: A GTD nem feltétlenül működik minden egyén vagy szervezet számára. A munkastílus és a személyes preferenciák eltérőek lehetnek, és nem mindenki találja hasznosnak ezt a módszert.
  7. Rendszerfüggő A GTD-re való túlzott támaszkodás függőséget eredményezhet a rendszertől, és elvonhatja a figyelmet a tényleges tevékenységektől.
  8. Technológiai problémák, akadályok: A GTD hatékony alkalmazásához szükség lehet speciális eszközökre vagy alkalmazásokra, amelyek nem mindenki számára hozzáférhetőek vagy megfizethetőek.

Teendők

Szeretnéd kipróbálni a módszert? Hatékonyabb szeretnél lenni a személyes életedben és a munkád során is? Akkor a GTD egy kifejezetten jó megoldás lehet erre.

A GTD ugyanis nem csak egy hatékony feladatmenedzsment eszköz, hanem egyszerre egy hatékony időmenedzsment eszköz is.

 

Gábor Papp

Entrepreneur. Online Marketer. TEDx speaker.