A vállalati hatékonyság és a problémamegoldás kritikus szerepet játszanak minden szervezet mindennapjaiban. Az egyik rendkívül egyszerű, mégis annál hatékonyabb eszköz a problémamegoldási folyamatok támogatásában az úgynevezett “5 miért” módszer. Ez a technika lehetővé teszi, hogy egy problémára lépésről lépésre, a mélyebb okokat felderítve találjunk megoldást. A módszer egyszerű, de annál mélyrehatóbb gondolkodást igényel, és az ismételt kérdések segítségével a probléma gyökeréhez vezet.

Hogyan működik az 5 miért módszer?

Az “5 miért” módszer lényege, hogy ötször egymás után felteszed magadnak a “miért” kérdést. A módszer legegyszerűbb formája tehát abból áll, hogy egy adott probléma kapcsán nem elégszel meg az elsődleges válasszal vagy a legszembetűnőbb indokkal, hanem újra és újra felteszed a kérdést: Miért történt ez? Miért esett meg így? A válaszokkal haladsz tovább, míg el nem éred a valódi problémát – ez gyakran mélyebb összefüggéseket tár fel, amelyek elsőre nem is voltak annyira nyilvánvalók.

Lépései az 5 miért módszer alkalmazásának

A módszer alkalmazása valóban könnyű – bár igényel némi időt és türelmet. Fontos, hogy ennek a technikának minden lépését megfelelően kövesd ahhoz, hogy sikeresen feltárd a problémák valódi okait.

1. Azonosítsd a problémát

Kezdetben meg kell nevezni a problémát, amit meg szeretnél oldani. Ez lehet egy konkrét jelenség, mint például egy gyártási hiba, egy rossz teljesítmény vagy éppen egy ügyfélelégedetlenségi eset. Fontos, hogy jól meghatározzuk a problémát, hogy megfelelő alapot szolgáltassunk a kérdésekhez.

2. Tedd fel az első miértet

Miután azonosítottad a problémát, az első lépésed az legyen, hogy megértsd, miért fordult elő. Tegyük fel a kérdést: “Miért történt ez a probléma?” A válasz nem mindig nyilvánvaló, de próbáljunk meg valamit pontos okként megfogalmazni.

3. Kérdezz tovább: újabb miértek

Amint megvan az első válasz, ne állj meg! Térj rá a következő “miért” kérdésre a válasz alapján. Például, ha az első válasz így hangzik, hogy “nem követtük pontosan az eljárásokat”, akkor a következő kérdés hangozhat: “Miért nem követtük pontosan az eljárásokat?”. Ez a folyamat addig folytatódik, amíg el nem éred a valós, gyökérokat.

4. Folytasd a kérdezést egészen az ötödik miértig

Bár az eszköz neve arra utal, hogy öt alkalommal kell kérdezni, ez inkább irányelv, mint szigorúan követendő szabály. Van, hogy előbb sikerül a mélyebb okaikra bukkanni, máskor tovább kell keresni a választ. A cél az, hogy ne állj meg az első felszínes válasznál, hanem folytasd a kérdezést, amíg rá nem érsz a probléma valódi, alapvető okára.

5. Találj megoldást

Miután eljutottál a gyökérproblémához, azonnal indulhatsz is megoldási javaslatok felé. Ezek a megoldások már célzottabbak lesznek, hiszen a probléma alapvető okait sikerült feltárni. Az eljárások és a módszerek átgondolt változtatásával megelőzhetjük a jövőbeni hasonló problémákat.

Az 5 miért módszer előnyei

A technika egyik legnagyobb előnye, hogy egyszerűsége révén gyakorlatilag bármilyen vállalati környezetben alkalmazható. A módszer nem igényel különleges erőforrásokat vagy időigényes vizsgálatokat. Emellett segít megakadályozni a felszínes megoldások bevezetését, amelyek csak átmenetileg enyhítik a problémát. Az igazi okok feltárásával sokkal tartósabb eredményeket érhetünk el.

Továbbá az “5 miért” módszer támogatja a csapatmunkát és az együttgondolkodást is, hiszen a kérdésekre adott válaszokat nem egyedül kell megfogalmazni. Ha a csapat együtt vesz részt a problémák analízisében, nagyobb az esély arra, hogy mindenki azonosul a megértéssel, és elköteleződik a hosszú távú megoldás iránt.

Mikor érdemes használni az 5 miért módszert?

Az “5 miért” módszer különösen jól alkalmazható olyan esetekben, amikor a probléma összetettnek tűnik, de a látható tünetek nem vezetnek azonnal felismerhető gyökérokhoz. Ilyenkor a módszer segít lépésenként lebontani a problémát. Nagyszerűen használható folyamatfejlesztési, minőségjavítási célokra is, de ügyfélszolgálati vagy partneri konfliktuskezelés során is komoly eredményeket hozhat.

Azonban nem minden probléma igényli az “5 miért” módszer teljes végrehajtását. Egyszerű, egyértelmű okok esetében nem szükséges az öt lépés végigjárása, de mindig érdemes szem előtt tartani, hogy a módszer legnagyobb előnye a mélyebb összefüggések felismerése és hosszú távú megoldások megtalálása.

Az “5 miért” módszer hatékony és időtakarékos eszköz lehet a gyökérokok felderítésében. Alkalmazása különösen akkor ésszerű, ha egy vállalat vagy munkafolyamat gyakran szembesül visszatérő vagy elhúzódó problémákkal. Ezzel a módszerrel kizárhatók az átmeneti, tüneti megoldások, és biztosítható, hogy a változtatások hosszú távon is pozitív hatással legyenek a teljesítményre, működésre.