Stakeholder elemzés

A stakeholder elemzés egy kritikus lépés abban, hogy egy projekt vagy stratégiai kezdeményezés sikeresen megvalósuljon. A stakeholder, vagyis érintett, minden olyan személy vagy szervezet, aki valamilyen módon érdekelt az adott tevékenység eredményeiben. A projekt eredményessége gyakran azon múlik, hogy a különböző érintettek milyen mértékben érzik magukat bevonva a folyamatba, illetve milyen mértékben támogatják azt. Az elemzés célja, hogy azonosítsd ezeket az érintetteket, megértsd az igényeiket, céljaikat, és ennek megfelelően alakítsd a kommunikációdat és az elérni kívánt eredményeket.

Mi az a stakeholder elemzés?

A stakeholder elemzés egy strukturált módszertan arra, hogy azonosítsd azokat a személyeket vagy csoportokat, akik valamilyen formában érintettek egy adott projektben, majd figyelembe vedd az ő érdekeiket a projekt tervezése és végrehajtása során. A cél az, hogy végül mindegyikük elégedett legyen, vagy legalábbis minimalizálni tudj bármilyen negatív hatást. Emellett a stakeholder elemzés segít abban, hogy már a korai fázisban azonosítsd azokat a potenciális kockázatokat és problémákat, amelyek egyes érintettek ellenállásából vagy eltérő érdekeiből eredhetnek.

Az érintettek azonosítása

A stakeholder elemzés első lépése az érintettek azonosítása. Ez magában foglalja mind azokat, akik közvetlenül részt vesznek a projektben, mind azokat, akik közvetetten érintettek lehetnek annak kimenetelével kapcsolatban. Például egy belső vállalati projekt esetében érintettek lehetnek a projektcsapat tagjai, a felsővezetés, de az ügyfelek vagy partnerek is. Fontos, hogy ne csak a nyilvánvaló érintettekre koncentrálj: a háttérben álló, esetleg passzív szereplőket is vegyél figyelembe, mert az ő elégedettségük vagy ellenállásuk is befolyásolhatja a projekt sikerességét.

Az érintettek érdekének megértése

Az érintettek azonosítása után kritikus fontosságú, hogy megértsd valamennyiük érdekeltségeit. Mi az, ami számukra a legfontosabb? Mi az, amit nyerni vagy veszíteni remélnek a projekt eredményeiből? Ezek a kérdések segítenek abban, hogy valós képet kapj az érintettek prioritásairól. Ez persze nem mindig egyszerű, hiszen sok esetben ezek az érdekek ütközhetnek, sőt teljesen eltérőek lehetnek. Itt jön be a stakeholder elemzés második funkciója: a különböző érdekek közötti egyensúly megteremtése.

Az érintettek befolyásának és hatalmának elemzése

Az érdekek azonosítása mellett érdemes megvizsgálni az érintettek hatalmát és befolyását is. Ez arra vonatkozik, hogy mennyiben képesek az egyes érintettek befolyásolni a projekt kimenetelét. Egy felsővezető például gyakran már a biztosítása vagy támogatása nélkül is döntő hatással lehet egy projekt sikerére, míg egy külső beszállító kisebb, de nem elhanyagolható szerepet játszhat, különösen, ha erős partneri viszony áll fenn. Ez az elemzés segít abban, hogy pontosan felismerd, kikkel kell szorosabban kommunikálni, illetve kinek az érdekei élvezzenek prioritást.

Kommunikációs és bevonási stratégiák kialakítása

Miután azonosítottad és megértetted az érintettek érdekeit és befolyását, a következő lépés a megfelelő kommunikációs és bevonási stratégiák kialakítása. Nyilvánvaló, hogy nem fogsz minden érintettel ugyanúgy kommunikálni. Egy alacsony hatalommal rendelkező, de magas érdeklődésű stakeholder esetében például érdemes lehet rendszeres tájékoztatást adni, hogy fenntartsd lelkesedését. Ezzel szemben egy nagy hatalmú, de kevésbé érdekelt érintettnél előfordulhat, hogy inkább az időnkénti konzultáció, figyelemfelkeltés lesz a megfelelő stratégia. Lényeg, hogy a kommunikációdat mindig az egyes érintettek speciális helyzetéhez és igényeihez igazítsd.

Kockázatok és kihívások kezelése

Minden projektnél előfordulhatnak kockázatok és kihívások, amelyeket az érintettek bevonása során észlelünk. Ilyen kockázatok lehetnek például, hogy egyes érintettek nem kapnak elegendő figyelmet, vagy érdekeik háttérbe szorulnak. Fontos tehát, hogy rendszeresen monitorozd az érintettekkel való kapcsolatokat, és proaktívan kezelj minden felmerülő problémát. Emellett kialakíthatsz konkrét kockázatkezelési tervet is, hogy időben reagálhass a potenciális problémákra. Így minimalizálható az érintettek elégedetlensége, és elkerülhetők az ebből fakadó konfliktusok.

A stakeholder elemzés nem csupán egy egyszeri feladat, hanem egy folyamatosan karbantartandó folyamat. Ahogy a projekt előrehalad, az érintettek igényei, prioritásai és befolyási lehetőségei is változhatnak. Emiatt fontos, hogy a projekt során folyamatosan figyeld a stakeholder-eket, és szükség szerint módosítsd az elemzésed, valamint a kommunikációs stratégiát.

 

Gábor Papp

Entrepreneur. Online Marketer. TEDx speaker.